Subvenții Comunitare (fondurile europene)

Entitațile care derulează fonduri nerambursabile în cadrul unor Programe de finanțare externă vor utiliza tratamentul contabil aplicabil pentru subvenții, în vederea contabilizării operațiunilor generate de primirea și utilizarea acestor fonduri.
În cazul derulării de asemenea programe, în contabilitatea financiară operațiunile economice se înregistrează potrivit OMFP 1802/2014.
Totodată, entitățile trebuie să organizeze evidența internă pentru a răspunde cerințelor specifice de informații aferente proiectului solicitate de finanțator, conform contractelor încheiate.
Raționamentele contabile utilizate la reflectarea în contabilitate a fondurilor astfel primite vor avea în vedere:

  • prevederile din contractele de finanțare
  • reglementările contabile
  • politicile contabile aplicabile beneficiarilor de fonduri.

Entitățile care accesează subvenții vor stabili seturi de proceduri și politici contabile prin care să se respecte atât principiile contabile, cât și prevederile contractuale stabilite între părți.
Procedurile contabile pentru derularea fondurilor nerambursabile sunt stabilite în conformitate cu tratamentul contabil aplicabil atât subvențiilor aferente activelor, cât și subvențiilor aferente veniturilor.
Regula de bază utilizată la elaborarea procedurilor contabile presupune corelarea corespunzătoare a veniturilor din subvenții cu cheltuielile prevăzute a se efectua din aceste surse.
Modul de prezentare al politicilor contabile poate fi:

  • Un document (manual) care cuprinde atât reguli și tratamente contabile prevăzute de reglementările contabile, cât și documente justificative ce stau la baza înregistrării operațiunilor economico-financiare;
  • Două sau mai multe documente care formează un tot unitar, cum este cazul societăților comerciale care utilizează programe informatice complexe care au proceduri și înregistrări standardizate;

Pentru fiecare proiect, Beneficiarul și partenerii trebuie să țină o evidență contabilă distinctă, utilizând conturi analitice dedicate, în conformitate cu dispozițiile legale în vigoare.
Este recomandabilă organizarea și conducerea unei contabilități proprii, a fiecărui proiect, la nivel de balanță de verificare, similar sistemului utilizat de sucursalele fără personalitate juridică, mai ales în cazul entităților care au mai multe proiecte.
Pentru beneficiarii care au parteneri este recomandabilă utilizarea principiilor consolidării pentru a se prezenta o situație financiar contabilă a proiectului.
Documentele originale pe baza cărora se înregistrează în contabilitatea beneficiarului cheltuielile efectuate în cadrul proiectului vor fi ștampilate cu mențiunea *Solicitat rambursare & ID nr & contractul nr&*, în vederea evitării dublei finanțări;
Beneficiarul are obligația transmiterii tuturor datelor și informațiilor la solicitarea AM/OI responsabil, în vederea efectuării reconcilierii contabile dintre conturile sale contabile și cele ale AM pentru operațiunile gestionate în cadrul proiectului finanțat;
Beneficiarul are obligația de a păstra toate documentele originale, inclusiv documentele contabile, privind activitățile și cheltuielile eligibile în vederea asigurării unei piste de audit adecvate.
Rationamente referitoare la documente:

  • Beneficiarii au transmis facturile și alte documente contabile echivalente, respectiv documentele în copii certificate (precum și documentele care să ateste înregistrarea investiției/ bunurilor/ serviciului în contabilitate) confirmate prin semnătura departamentului/ persoanei autorizat(e) a Beneficiarului?
  • Extrasul are semnătura și ștampila băncii și corespunde cu documentele bancare atașate
  • Informațiile din documentele contabile sunt corecte din punct de vedere matematic (cantitate și preț unitar, volum și preț unitar, etc.)
  • Cheltuielile cuprinse în Cererea de Rambursare sunt justificate prin documente corespunzatoare
  • Documentele justificative transmise atestă realitatea cheltuielilor, au fost efectiv platite și recepționate/livrate (Beneficiarul trebuie să transmită copii certificate după extrasul bancar, NIR sau proces verbal de punere în funcțiune, execuție de lucrări și devizul, oferta și situațiile de lucrări)